FAQ
Hier finden Sie die häufigsten Fragen und Antworten zur Reiseplattform.
Beachten Sie auch die Richtlinien und Reglemente.
Verbindliche Regeln
Kann ich selber entscheiden, ob ich das Flugzeug oder die Bahn nehme?
Die Reisebedingungen richten sich nach der Travel Policy der Universität. Für die Entscheidung «Zug oder Flug» ist das Ampelsystem massgebend.
Ist es zwingend, dass Flüge über die Reiseplattform gebucht werden?
Ja, die Benutzung der Reiseplattform für universitäre Dienstreisen ist ab 1. Januar 2023 für die Mitarbeitenden verpflichtend.
Ist es zwingend, dass Bahnreisen ins Ausland über die Reiseplattform gebucht werden?
Nein, die SBB hat das Angebot im Jahr 2023 erweitert und nun sind die meisten Destinationen der Nachbarländer via SBB-Business-Travel erschlossen. Die Buchungen von Zugreisen müssen nicht mehr via Lehmann Reisen in Auftrag gegeben werden, sondern direkt über SBB gebucht werden.
Bitte beachten Sie die Hinweise in der Rubrik Bahnreisen.
Für kompliziertere Buchungen können Sie gerne den Kundendienst von Lehmann Reisen AG kontaktieren.
Werden Bahnreisen in der Schweiz ebenfalls über die Reiseplattform gebucht?
Im Inland steht den Universitätsangehörigen das SBB Business Travel Center zur Verfügung, mit dem die Reisen einfach via App gebucht und verrechnet werden können. Anreisen mit der Bahn zu Flughäfen können über die Reiseplattform gebucht werden. Informationen zur Anmeldung für SBB Business Travel finden Sie in der Rubrik Bahnreisen.
Müssen studentische Gruppenreisen über die Reiseplattform gebucht werden?
Nein, die Dienstreiserichtlinie gilt nicht für Studentinnen und Studenten. Wenn Sie eine Exkursion organisieren, bei der ein Teil der Reisekosten über das Institut finanziert wird, können Sie über die Plattform buchen. Die Servicegebühren für den Kundendienst übernimmt in solchen Fällen die Universität.
Gilt die Dienstreiserichtlinie für externe Personen, die an die Universität Bern eingeladen werden?
Wenn die Reisekosten von der Universität Bern übernommen werden, kommt die Dienstreiserichtlinie zur Anwendung. Falls Sie die Reise für eine externe Person organisieren, können Sie die Buchung über die Reiseplattform oder über den Kundendienst vornehmen. Falls nicht, erfolgt die Rückerstattung über das Spesenformular. Werden die Reisekosten nicht durch die Universität Bern übernommen, kommt die Dienstreiserichtlinie nicht zur Anwendung.
Beratung und Buchung
Wie genau kann ich eine Reise über die Reiseplattform buchen?
Buchungsanfragen können Sie persönlich, via Email oder Telefon an den Kundendienst der Lehmann Reisen AG richten. Alternativ können Sie selbst über das Online-Buchungstool myCWT buchen. Anleitungen zur Benutzung des Online-Buchungstools finden Sie in der Rubrik Bevor es losgeht. Wichtig: Bitte beachten Sie die Hinweise in der Rubrik Registrierung. Voraussetzung für Buchungen über das Online-Buchungstool myCWT ist ein persönliches Nutzer*innen-Profil.
Kontaktdaten Lehmann Reisen AG:
von-Werdt-Passage 5, 3001 Bern
+41 31 328 28 98
Erreichbarkeit telefonisch: Montag bis Freitag 08:00 - 20:00 Uhr
Nach 20:00 Uhr werden Anrufe automatisch an das CWT Notfall Service Center weitergeleitet.
Wie funktioniert das Login auf das Online-Buchungsportal myCWT?
Wichtig: Bevor Sie das Online-Buchungstool myCWT nutzen können, benötigen Sie ein Benutzer*innen-Profil. Bitte lesen Sie die Anleitung in der Rubrik Registrierung, um das Profil mit den wichtigsten persönlichen Angaben zu erhalten.
Unter www.dienstreisen.unibe.ch können Sie sich mit Ihrem Campusaccount-Benutzer*innenname und dem zugehörigen Passwort auf das Online-Buchungstool einloggen.
Kann ich weiterhin andere Personen (z.B. Sekretariatsmitarbeitende) für mich eine Reise buchen lassen?
Ja, das ist möglich. Für Onlinebuchungen benötigen alle beteiligten Personen ein Profil auf myCWT. In der Rubrik "Besteller und Genehmiger" in der Profilansicht können dann sogenannte Travel-Arrangers hinzugefügt werden.
Eine Video-Anleitung finden Sie unter Benutzung Online-Buchungstool. Über den Kundendienst kann jederzeit auch ohne Profil auf dem Online-Buchungstool myCWT gebucht werden.
Wie funktioniert die Buchung von Reisen für Gäste oder Gruppenreisen?
Bitte senden Sie die Buchungsanfrage dem Kundendienst der Lehmann Reisen AG. Dieser wird Ihnen zügig ein Angebot erstellen und stellt sicher, dass die Reservationen für alle Personen vollständig sind.
Ich bin unterwegs auf Transportmittel angewiesen, die nur vor Ort gebucht werden können. Wie muss ich in solchen Fällen vorgehen?
Bitte buchen Sie wie gewohnt vor Ort und nicht über die Reiseplattform, falls die Verbindung nicht verfügbar ist. Dies gilt beispielsweise für Tickets des lokalen öffentlichen Verkehrs, die vielfach nicht im Voraus gebucht werden können oder Flüge im Ausland mit Kleinstanbietern oder andere informelle Transportmittel (z.B. Mitnahme auf Containerschiff). Die Reisekosten müssen Sie dann über das Spesenformular abrechnen.
Wie muss ich bei Umbuchungen vorgehen?
Bitte kontaktieren Sie den Kundendienst telefonisch(+41 31 328 28 98, unibe.ch@mycwt.com). Dringende Umbuchungen erledigt der Kundendienst in der Regel innert weniger Minuten nach Ihrer Anfrage. Sie erhalten die neuen Tickets per Email und auf das myCWT App für Mobilgeräte, falls vorhanden. Von Lehmann Reisen ausgestellte Tickets sind in der Regel umtausch- und stornierbar, damit finanzielle Verluste minimiert werden.
Ausserhalb der Geschäftszeiten der Lehmann Reisen AG werden telefonische Umbuchungsanfragen an den CWT Notfall-Service weitergeleitet.
In extrem dringenden Fällen ohne zeitliche Toleranz buchen Sie bitte vor Ort eine neue Verbindung und rechnen die Kosten dann über das Spesenformular ab.
Private Reisen
Können auch private Reisen über die Reiseplattform gebucht werden?
Es dürfen nur private Reisen gebucht werden, die in Zusammenhang mit einer Dienstreise stehen, zum Beispiel, um ein Wochenende anzuhängen.
Darf die private vorgängige oder nachgelagerte Reise an eine Dienstreise über die Reiseplattform abgewickelt werden?
Ja, das darf sie.
Ich möchte auf meine Dienstreise eine Familienangehörige oder einen Familienangehörigen mitnehmen. Kann ich für diese Person ebenfalls über die Reiseplattform buchen?
Das ist grundsätzlich möglich. Wir empfehlen, die Reise in diesem Fall über den Kundendienst der Lehmann Reisen AG zu buchen, um Ihre privaten Rechnungsangaben für die Reise zu erfassen.
Kosten
Wie erfolgt die Verrechnung der Reise?
Die Reisekosten werden dem Kredit des Reisenden belastet. Bei der Buchung ist die entsprechende Kredit-Referenznummer anzugeben. Der Rechnungsprozess erfolgt im Anschluss an Ihre Buchung zentralisiert und Sie müssen für Flüge, Zugreisen und Mietautos keine Spesenabrechnung mehr vornehmen.
Der Service der Reiseplattformwird zentral von der Gesamtuniversität getragen. Damit fallen für die Institute keine zusätzlichen Gebühren an.
Meine Reise erfolgt auf Einladung einer externen Organisation und wird durch diese finanziert. Wie erfolgt die Abrechnung dieser Reise?
Sie können die Reise über den Kundendienst buchen. Dort kann die Rechnung für die Reisekosten durch Lehmann Reisen direkt an das einladende Institut zugestellt werden. Alternativ können Sie sich die Reisekosten zu einem späteren Zeitpunkt von der einladenden Stelle rückerstatten lassen.
Ich erhalte einen Förderbeitrag für meine Reise. Wie funktioniert die Abrechnung?
Sie können über das Online-Buchungstool myCWT oder den Kundendienst von Lehmann Reisen buchen. Die Reisekostenabrechnung geht dann an den zentralen Rechnungseingang der Universität. Während der Leistungsprüfung der Rechnung zwischen dem zentralen Rechnungseingang und den Instituten können in eForms alle Rechnungsbelege heruntergeladen werden. Wird die Reise aber privat durch Sie vorfinanziert, buchen Sie bitte über den Kundendienst von Lehmann Reisen.
Meine Reise wird über mehrere Kredite (REF-Nummern) finanziert. Wie muss ich vorgehen?
Bitte buchen Sie Ihre Reise über den Kundendienst von Lehmann Reisen. Dort können mehrere Kredit-Referenznummern erfasst und die Kosten auf die verschiedenen Kredite aufgeteilt werden.
Meine Dienstreise wird mischfinanziert (z.B. Kredit des Instituts, kombiniert mit Stiftungsmittel oder privaten Mitteln). Wie erfolgt die Abrechnung?
Bitte buchen Sie Ihre Reise über den Kundendienst von Lehmann Reisen. Dort werden alle relevanten Rechnungsdetails erfasst und die Kosten auf die verschiedenen Finanzquellen aufgeteilt. Alle Reisekosten, welche über eine universitäre Kredit-Referenznummer finanziert werden, werden über den zentralen Rechnungseingang der Universität abgewickelt.
Bei Buchungen von Zugreisen gibt es folgende Möglichkeiten:
- Buchung der Reise wie bis anhin nicht über SBB Business Travel, dann Einreichung via Spesenabrechnung.
- Belastung von einem Kredit und anschliessende Umbuchung in eforms
Ich finanziere einen Teil meiner Dienstreise privat. Wie muss ich vorgehen?
Bitte buchen Sie Ihre Reise über den Kundendienst von Lehmann Reisen. Dort werden alle Rechnungsdetails erfasst. Buchungen über das Online-Buchungstool myCWT sind für Buchungen ausgelegt, die über eine universitäre Kredit-Referenznummer (REF-Nummer) abgewickelt werden.
Wem werden Flugmeilen gutgeschrieben?
Diese dürfen ausschliesslich für weitere Dienstreisen verwendet werden (s. Art. 17 Spesenreglement)
Wie wird mit Gratistickets umgegangen?
Diese dürfen ausschliesslich für weitere Dienstreisen verwendet werden.
Wem werden Rabatte auf Flüge gutgeschrieben?
Rabatte werden der Universität gutgeschrieben und dürfen nur für künftige Dienstreisen verwendet werden (s. Artikel 17 Spesenreglement).
Buchung von Unterkünften; Spezialtarife Berner Hotels
Können Hotels ebenfalls über die Reiseplattform gebucht werden?
Ja. Über die zur Verfügung gestellten Buchungskanäle kann auf ein umfassendes Netz an Unterkünften zurückgegriffen werden.
Die Spezialtarife für die Universität der Hotels (Link zur Finanzabteilung) in Bern sind auf der Plattform ersichtlich. Die Verrechnung der Hotels, die über die Reiseplattform gebucht wurden, erfolgt via Rechnung von Lehmann Reisen an die Universität.
Ich buche am liebsten in kleinen, unabhängigen Unterkünften in der Nähe des Kongressortes. Bleibt dies weiterhin möglich oder gibt es eine Verpflichtung, nur bestimmte Hotels zu reservieren?
Es gibt keine Einschränkungen bei der Wahl der Unterkünfte.
Meine gewünschte Unterkunft ist über die Reiseplattform nicht verfügbar. Kann ich diese trotzdem buchen?
Es gibt keine Einschränkungen bei der Wahl der Unterkünfte. Ist Ihre gewünschte Unterkunft nicht über die Reiseplattform verfügbar, kann diese selbstverständlich extern gebucht werden.
Ich habe vom Veranstalter Sonderkonditionen oder ein Kontingent für eine Unterkunft. Wie soll ich bei der Buchung der Unterkunft vorgehen, wenn ich von den Sondertarifen profitieren möchte?
In solchen Fällen buchen Sie bitte unbedingt über den Veranstalter, um solche Kostenvorteile nutzen zu können. Die Abrechnung der Übernachtungskosten erfolgt dann über das Spesenformular.
Kompensation von CO2-Emissionen
Erfolgt eine CO2-Kompensation des Fluges?
Ja. Die kantonale Personalverordnung sowie das Spesenreglement schreiben die Kompensation von CO2-Emissionen von Flügen vor. Die Kompensation wird nicht individuell erfolgen, sondern zentral abgewickelt. Die detaillierten Abläufe werden noch definiert.
In welcher Form kompensiert die Universität die CO2-Emissionen?
Die Universität klärt momentan geeignete Möglichkeiten zur Kompensation ab.